Quels outils les chefs de projet utilisent-ils ?

Le guide de carrière en gestion de projet de BrainStation est destiné à vous aider à faire les premiers pas vers une carrière lucrative en gestion de projet. Lisez la suite pour un aperçu des meilleurs outils et logiciels utilisés par les chefs de projet.

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Les chefs de projet utilisent une variété d'outils et de logiciels pour gérer des éléments tels que la communication d'équipe, la planification, la budgétisation, le partage d'actifs et la collaboration sur des projets créatifs.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?


Un logiciel de gestion de projet est un logiciel utilisé pour la planification, la planification de projet, la budgétisation, l'allocation des ressources et la gestion du changement. Il permet aux chefs de projet, aux parties prenantes et aux membres de l'équipe d'effectuer une gestion de la qualité, de contrôler les coûts et de gérer la budgétisation, et de produire de la documentation. Les logiciels de gestion de projet sont également souvent utilisés pour faciliter la communication et la collaboration entre les parties prenantes du projet. Bien que le logiciel de gestion de projet ait une variété d'utilisations, son objectif principal est d'aider au suivi et à la planification des ressources, des composants du projet et des parties prenantes.

Voici les principales utilisations d'un logiciel de gestion de projet :

Planification de projet

Pour définir un calendrier de projet, le logiciel aide les chefs de projet à décrire visuellement l'avancement des tâches.

Gestion des tâches

Permet la création et l'attribution de tâches, de délais et de rapports d'état.

Communication

Le logiciel de gestion de projet permet d'échanger très facilement des commentaires sur les tâches, d'envoyer des mises à jour et de demander plus d'informations sur les délais.

Partage de documents et collaboration

Un référentiel de documents central accessible aux parties prenantes du projet augmente la productivité et l'efficacité.

Calendrier et partage de contacts

Les calendriers de projet incluent les réunions planifiées, les dates des activités et les contacts qui doivent être automatiquement mis à jour dans tous les calendriers.

Suivi du temps

Le logiciel doit avoir la capacité de suivre le temps pour toutes les tâches afin de conserver éventuellement des enregistrements pour les consultants tiers.

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt est un diagramme à barres horizontales qui offre une représentation visuelle de la progression d'un plan de projet. Les diagrammes de Gantt modernes vous montrent généralement le statut de chaque tâche du projet, ainsi que qui est responsable de chaque tâche. C'est un moyen très pratique de rester au courant de votre projet en cours.

Un diagramme de Gantt est composé d'une variété d'éléments différents. Voici quelques-uns des composants clés d'un diagramme de Gantt :

    Chronologie: S'exécutant horizontalement en haut, cela affiche les jours, les semaines, les mois et les années.Liste de tâches: s'exécute verticalement en bas à gauche pour décrire le travail du projet. Il peut être organisé en groupes et sous-groupes.Date limite: Une ligne verticale qui met en évidence la date actuelle.Barres: marqueurs horizontaux sur le côté droit qui représentent les tâches et indiquent la progression, la durée et les dates de début et de fin.Dépendances: Lignes gris clair qui relient les tâches qui doivent se produire dans un ordre spécifique.Jalons: Losanges jaunes qui rappellent les événements majeurs, les dates, les décisions et les livrables.Le progrès: Indique l'état d'avancement du travail et peut être indiqué par le pourcentage achevé et/ou l'ombrage des barres.Ressource affectée: Indique la personne ou l'équipe responsable de l'exécution d'une tâche.

Comment utiliser un diagramme de Gantt ?


Pour utiliser un diagramme de Gantt, procédez comme suit :

Comprendre les tâches et les sous-tâches

L'étape la plus longue de ce processus est la première. Vous devrez collecter toutes les informations pertinentes au début, alors soyez proactif et réaliste et considérez chaque étape que vous devrez suivre pour mener à bien ce projet. Essayez de décomposer le travail en éléments plus petits et plus faciles à gérer et concentrez-vous sur les jalons et les tâches nécessaires pour y arriver.

Définissez comment vos tâches sont connectées

Déterminez ensuite comment les tâches sont liées et s'il existe des interdépendances. Dans la terminologie du diagramme de Gantt, il existe différents types de tâches : les tâches parallèles peuvent être travaillées simultanément avec d'autres tâches ; les tâches séquentielles sont linéaires ; fin à début signifie que la tâche ne peut pas être démarrée tant qu'une précédente n'est pas terminée ; les tâches de début à début ne peuvent pas démarrer tant qu'une autre tâche n'a pas commencé ; et les tâches de bout en bout, qui ne peuvent pas être terminées tant qu'une autre tâche ne l'est pas.

Créer une chronologie

La chronologie est l'autre moitié d'un diagramme de Gantt. Soyez réaliste – même conservateur – et attendez-vous à quelques revers et retards. Des délais irréalistes peuvent contrarier les parties prenantes et imposer un stress excessif aux membres de votre équipe. Si vous pouvez créer un calendrier soigneusement réfléchi que votre équipe peut finalement suivre avec succès, votre équipe et les parties prenantes auront l'impression d'avoir une vision claire de votre processus tout le temps.

Tâches séquentielles

Lorsque vous commandez vos tâches, vous devez également noter le temps qu'il vous faudra pour terminer chaque tâche ainsi que les relations entre les tâches.

Construisez votre diagramme de Gantt à l'aide de votre logiciel préféré

Il est maintenant temps de construire votre diagramme de Gantt à l'aide de l'outil de votre choix. Il existe des tonnes de plates-formes de création de diagrammes de Gantt différentes, chacune avec des fonctionnalités, des avantages et des inconvénients différents. TeamGantt, ProofHub et Wrike ne sont que quelques exemples populaires parmi tant d'autres. Expérimentez-en quelques-uns pour voir ce qui vous convient le mieux.

Surveillez comment vous allez

Une fois le projet lancé, vous pouvez utiliser votre diagramme de Gantt pour évaluer les performances de votre équipe. Mettez à jour le tableau au fur et à mesure que le projet évolue.

Qu'est-ce qu'une analyse du chemin critique ?


L'analyse du chemin critique (CPA) est un type de technique de gestion de projet dans laquelle le chef de projet doit cartographier toutes les tâches clés nécessaires à la réalisation d'un projet. Cela inclut l'identification du temps nécessaire pour terminer chaque tâche et les dépendances de chaque tâche sur les autres.

Également connue sous le nom de méthode du chemin critique, la CPA est utilisée pour fixer des délais réalistes et suivre l'avancement du projet en cours de route.

CPA fonctionne en détectant et en définissant toutes les tâches critiques et non critiques impliquées dans un plan et identifie le temps maximum et minimum qui sera nécessaire pour accomplir chacune d'elles. Toutes les dépendances entre les tâches sont également notées, ce qui leur indique la quantité de temps flottant ou de marge qui peut être associée à chacune afin d'arriver à une date limite globale raisonnable.

Le plan de projet doit être suivi tout au long d'un projet pour s'assurer que chaque tâche est sur la bonne voie et qu'aucun ajustement n'est nécessaire. Les diagrammes de Gantt sont souvent utilisés pour exprimer le calendrier d'un CPA.

Kategori: Nouvelles