Que fait un chef de projet ?

Le guide de carrière en gestion de projet de BrainStation est destiné à vous aider à faire les premiers pas vers une carrière lucrative en gestion de projet. Lisez la suite pour un aperçu des responsabilités du poste de gestion de projet et à quoi ressemble une journée dans la vie d'un chef de projet.

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Les chefs de projet sont responsables de la planification, de l'organisation, de l'exécution, du suivi et de la direction de projets complets pour une organisation tout en s'assurant que ces projets sont livrés dans les délais, dans les limites du budget, dans les limites de la portée et avec le niveau de qualité promis.

Quelles sont les responsabilités du chef de projet ?


Les responsabilités d'un chef de projet couvrent presque toutes les phases des phases de lancement, de planification, d'exécution et de clôture d'un projet.

Détaillons davantage les responsabilités d'un chef de projet :



Planification

Un chef de projet est chargé de créer un plan pour atteindre les objectifs du projet tout en respectant un budget et un calendrier approuvés. Cette feuille de route guidera l'ensemble du projet du début à la fin et comprendra la portée du projet, les ressources nécessaires, le calendrier prévu et les exigences budgétaires, la stratégie de communication pour les parties prenantes concernées, le plan d'exécution et la proposition de suivi et de maintenance.

Si le projet n'a pas encore été approuvé, ce plan servira d'élément essentiel de la présentation aux principaux décideurs.

Leadership

Une partie cruciale et chronophage du rôle d'un chef de projet consiste à rassembler, surveiller et diriger l'équipe de projet. Cela nécessite d'excellentes capacités de communication. Vous devez également être doué pour lire les gens et détecter les forces et les faiblesses des autres.



Une fois l'équipe créée, le chef de projet attribue des tâches, fixe des délais, fournit des ressources et communique régulièrement avec les membres de l'équipe.

Exécution

Le chef de projet supervisera la bonne exécution de chaque étape du projet. Encore une fois, la communication est essentielle.

Gestion du temps

Les grands chefs de projet respectent le calendrier. Lorsque des problèmes surviennent, les chefs de projet sont chargés de trouver des solutions et de communiquer efficacement avec les membres de l'équipe et les autres parties prenantes pour remettre le projet sur les rails.

Les chefs de projet doivent être des experts en gestion des risques et en planification d'urgence afin que ces obstacles soient rapidement contournés.

Budget

C'est la responsabilité d'un chef de projet de créer un chiffre budgétaire, puis de s'assurer que le projet se rapproche le plus possible du chiffre prévu. Si certaines parties du projet s'avèrent plus coûteuses que prévu, les chefs de projet seront chargés de réduire les dépenses et de réaffecter les fonds si nécessaire.

Documentation

Un chef de projet doit savoir comment mesurer et analyser l'avancement du projet pour s'assurer qu'il se déroule comme prévu. La collecte de données et les rapports d'état verbaux et écrits sont quelques-unes des méthodes pour y parvenir. C'est également le travail d'un chef de projet de s'assurer que toutes les actions pertinentes sont approuvées et signées.

Qu'est-ce qu'une journée dans la vie d'un chef de projet ?


Les chefs de projet portent plusieurs chapeaux et effectuent une grande variété de tâches, c'est donc le type de travail où deux jours se ressemblent rarement.

Pour commencer la journée, de nombreux chefs de projet utilisent une astuce appelée mangez cette grenouille. Cela signifie que quelle que soit la tâche ou le problème qui se profile le plus dans votre tête, vous devez d'abord vous en débarrasser. Qu'il s'agisse d'écrire un e-mail délicat à une partie prenante ou de s'asseoir avec un employé pour discuter de la raison pour laquelle une tâche récemment terminée n'a pas été correctement effectuée, manger cette grenouille vous évitera de vous soucier de ces tâches pour le reste de la journée et vous libérera pour d'autres tâches.

Une journée dans la vie d'un chef de projet est aussi rarement sans réunion. Avec autant de personnes qui relèvent potentiellement de vous et autant de parties prenantes potentielles, il est crucial que vous restiez en communication constante avec votre équipe afin de rester au top de votre projet et de savoir s'il est sur la bonne voie ou si une correction de cap est en ordre.

En dehors de ces réunions formelles, les chefs de projet passent une autre grande partie de leur journée à gérer des personnes. Les chefs de projet sont chargés d'embaucher plus de personnes, de fournir des commentaires sur les travaux récemment soumis et de vérifier si les membres de l'équipe sont sur la bonne voie pour terminer leurs tâches à temps. Cela nécessite un degré de tact et de persuasion que peu de gens possèdent nécessairement.

Et dans les premières étapes d'un projet, les chefs de projet consacrent beaucoup de temps à la planification. Ils élaborent des plans de programme qui incluent le budget prévu, le calendrier, les besoins en ressources, les risques potentiels et un plan d'exécution du projet. Si le projet a déjà été approuvé, ce plan de projet sert de feuille de route pour tous les membres de l'équipe et les parties prenantes afin qu'ils sachent exactement à quoi s'attendre au cours des phases suivantes de réalisation du projet. S'il s'agit d'un projet qui n'a pas été approuvé, considérez le plan de projet comme votre argumentaire pour savoir comment il pourrait être.

Que sont les processus de gestion de projet ?


Les processus de gestion de projet sous-tendent le cycle de vie et vous aident à vous guider tout au long de ce cycle de vie jusqu'à ce que le projet soit terminé.

Cinq processus clés de gestion de projet comprennent :

1. Gestion des risques

Le processus de gestion des risques vous aide à identifier tout problème potentiel qui pourrait faire dérailler votre projet, puis à définir comment vous réagiriez pour atténuer ce problème avec succès. Cela se fait généralement sur des projets plus importants, mais même pour les petites équipes, travailler ensemble pour identifier les problèmes potentiels à l'horizon et discuter de la manière dont vous réagiriez vaut vraiment la peine.

2. Gestion des problèmes

Contrairement à la gestion des risques où vous essayez de regarder vers l'avenir, la gestion des problèmes fait référence à la façon dont vous gérez les problèmes lorsqu'ils surgissent inévitablement dans votre projet. Le processus couvrira quelles parties prenantes doivent être informées en cas de problème, comment vous décidez comment gérer ce problème et qui a le pouvoir de prendre des mesures pour résoudre le problème.

3. Gestion du changement

Aucun projet n'est jamais exécuté exactement comme prévu. Inévitablement, quelque chose va changer - soit parce qu'un objectif n'a pas été correctement défini au départ, soit parce que votre stratégie commerciale a changé et que les parties prenantes ont donc besoin que le projet soit également ajusté. Le processus de changement vous aide à faire ces ajustements avec le moins de douleur possible.

4. Gestion des achats

De nombreux projets impliquent de travailler avec des fournisseurs ou des fournisseurs externes. La gestion des achats est le processus qui définit la façon dont vous vous engagez avec eux et dont vous abordez les contrats et les arrangements financiers. De cette façon, il n'y a pas de surprises plus tard.

5. Communication

En plus d'être simplement une partie importante du travail d'un chef de projet, la communication est également un processus. Vous devez déterminer qui doit recevoir quel message, quand et comment votre équipe et les parties prenantes communiqueront. La rédaction d'un plan de communication vous y aidera.

Quelle est la différence entre la gestion de projet et la gestion de produit ?


La gestion de projet est l'application de processus, de méthodes, de connaissances, de compétences et d'expérience pour mener à bien un projet spécifique avec le bon coût, le bon calendrier et le bon niveau de qualité, tandis que la gestion de produit est une fonction organisationnelle au sein d'une entreprise traitant de la création, de la prévision, de la production. , et la commercialisation d'un produit à toutes les étapes du cycle de vie du produit.

Comment créer un plan de projet efficace ?

Pour créer un plan de projet efficace, vous devez être minutieux dans vos recherches, vous devez avoir une bonne compréhension des attentes de vos parties prenantes et vous devez être réaliste dans l'examen des budgets et des délais.

Voici les étapes pour créer un plan de projet efficace :

Rencontrer les parties prenantes et définir les livrables

En définissant une partie prenante comme toute personne qui sera affectée par les résultats de votre plan de projet, vous devez identifier toutes les personnes susceptibles d'avoir un intérêt direct dans votre projet et toujours garder à l'esprit ce qu'elles veulent. Cela inclut vos clients et utilisateurs finaux. Assurez-vous d'identifier toutes les parties prenantes et de garder leurs intérêts à l'esprit lors de la création de votre plan de projet.

Rencontrez les parties prenantes et établissez au moins des valeurs de référence pour le budget, le calendrier et la portée du projet. Un énoncé de portée devrait faire partie de votre plan de programme et finalement être signé par les parties prenantes pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Et ce ne sont pas seulement leurs besoins et attentes déclarés que vous devez comprendre, mais quelle valeur ils essaient vraiment de tirer de ce projet. C'est le vrai moyen de garantir que votre projet est un succès.

Une fois que vous avez une bonne idée de ce que veulent les parties prenantes, vous pouvez commencer à définir des objectifs de projet spécifiques qui aideront tous les membres de votre équipe à comprendre pourquoi ils travaillent sur ce projet. Et vous pouvez définir les livrables que votre projet va finalement produire.

Créer un horaire

Il est maintenant temps de penser, eh bien, au temps. Passez en revue chaque livrable et identifiez chaque tâche qui doit être accomplie pour l'accomplir. Identifiez combien de temps sera nécessaire pour terminer chacun, ainsi que qui effectuera cette tâche et de combien de ressources ils auront besoin.

Une partie importante de cette étape consiste à considérer les dépendances - en d'autres termes, les étapes qui doivent être complétées avant de pouvoir commencer sur les autres. Les livrables, les dépendances et les jalons doivent tous être ajoutés à votre diagramme de Gantt.

Il est important de ne pas faire cette étape isolément. Les membres de votre équipe accompliront en fait bon nombre de ces tâches afin qu'ils puissent vous donner une idée du temps qu'elles pourraient prendre et quel employé pourrait être le mieux placé pour effectuer chaque tâche. Les impliquer dans le processus aidera à encourager l'adhésion et vous vous sentirez justifié plus tard lorsque vous insisterez pour qu'ils respectent le calendrier.

Effectuer une évaluation des risques

C'est le moment de vous poser une question simple : qu'est-ce qui pourrait mal tourner ? Chaque projet comporte des risques et regarder dans l'autre sens et espérer que les choses fonctionnent n'est pas ce que fait un bon chef de projet.

Commencez donc à scruter l'horizon à la recherche de problèmes potentiels - des pièces en rupture de stock ou une saison des fêtes, par exemple.

Et une évaluation des risques ne consiste pas simplement à signaler les problèmes possibles, mais aussi à déterminer comment vous allez les résoudre. Une solide stratégie de gestion des risques permettra à vos parties prenantes d'être tranquilles en sachant qu'elles sont entre de bonnes mains lorsque des problèmes surviennent inévitablement.

Apporter le plan aux parties prenantes

Il est maintenant temps de montrer à vos parties prenantes ou à vos sponsors comment vous allez diriger ce projet de l'idéation jusqu'à son achèvement. Ils auront probablement des commentaires précieux que vous pourrez intégrer dans votre plan de projet pour le rendre encore plus solide.

Votre plan de projet doit être accessible à toutes les parties prenantes afin que vous n'ayez pas à être dérangé personnellement chaque fois qu'elles doivent revoir un détail spécifique du plan. Si vous pouvez publier votre plan sur un outil de collaboration, le suivi des progrès, la mise à jour de votre équipe et les modifications seront un jeu d'enfant.

Communiquez de manière à ce que les parties prenantes et les membres de l'équipe sachent exactement ce que l'on attend d'eux.

Kategori: Nouvelles