Qu'est-ce que la gestion de projet ?

Le guide de carrière en gestion de projet de BrainStation est destiné à vous aider à faire les premiers pas vers une carrière lucrative en gestion de projet. Lisez la suite pour un aperçu détaillé du domaine de la gestion de projet, du cycle de vie du projet et des différents types de gestion de projet.

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La gestion de projet est l'application de processus, de méthodes, de compétences, de connaissances et d'expérience pour atteindre des objectifs de projet spécifiques tels que définis au début du projet. La gestion de projet a des livrables finaux avec un calendrier et un budget finis.

Pourquoi utilisons-nous la gestion de projet ?


Nous utilisons la gestion de projet parce que les projets sont souvent complexes et impliquent de nombreuses parties prenantes et avoir un chef de projet pour diriger l'initiative et garder tout le monde sur la même longueur d'onde s'est avéré crucial pour la réussite globale du projet. En fait, PMI a constaté que les organisations utilisant n'importe quel type de méthodologie de gestion de projet réussissent mieux à respecter leur budget et à respecter un calendrier tout en respectant la portée, les normes de qualité et les avantages attendus.

Vraiment, vous ne pouvez pas exagérer à quel point une bonne planification de projet est importante. Trop souvent, les organisations surestiment la rapidité avec laquelle elles peuvent atteindre les livrables, sous-estiment les coûts, ou les deux. En d'autres termes, ils se préparent à l'échec.

Avec un bon chef de projet à vos côtés, vous aurez une vision réaliste des objectifs, des budgets et des délais.

La gestion de projet est tout simplement sensée sur le plan commercial. En 2018, selon PMI, 9,9 % de chaque dollar investi a été gaspillé en raison de la mauvaise performance des projets. Cela signifie que pour chaque milliard de dollars investi, 99 millions de dollars ont été gaspillés. La gestion de projet réduit les coûts du projet en améliorant l'efficacité, en atténuant les risques et en optimisant les ressources. Même en tenant compte du salaire d'un chef de projet, les organisations peuvent gagner beaucoup plus qu'elles ne perdent.

Quand utilisons-nous la gestion de projet ?


Nous utilisons la gestion de projet chaque fois que nous entreprenons de planifier, surveiller et exécuter tout type de plan d'affaires qui a un début, une fin et produit un livrable.

La mise en œuvre de la gestion de projet dans une organisation contribue à créer une chaîne de valeur stratégique qui donne aux entreprises un avantage sur leurs concurrents, en particulier dans les secteurs et marchés hautement concurrentiels. Pour les entreprises, être en mesure de livrer des projets dans les délais et dans les limites du budget détermine souvent si elles obtiendront le prochain emploi ou si leur nouveau produit arrivera sur le marché.

Selon l'enquête de l'Economist Intelligence Unit, 90 % des cadres supérieurs mondiaux ont classé les méthodes de gestion de projet comme essentielles ou quelque peu importantes pour leur capacité à mener à bien des projets et à rester compétitifs.

Une enquête menée par le géant du conseil McKinsey & Co. a révélé que près de 60 % des cadres supérieurs ont déclaré que la mise en place d'une solide discipline de gestion de projet est l'une des 3 principales priorités de leurs entreprises alors qu'elles se tournent vers l'avenir.

La gestion de projet est particulièrement cruciale lorsque les ressources, l'argent ou le temps sont rares. Plus de la moitié des dirigeants du rapport de l'Economist Intelligence Unit ont déclaré que les pratiques de gestion de projet suivantes sont devenues plus importantes depuis le début de la récession.

Qu'est-ce qu'un projet ?


Un projet est tout ce qui a un début, une fin et produit un livrable. La gestion de projet est donc la méthode par laquelle un projet est planifié, surveillé, contrôlé et finalement signalé.

Comment gérer un projet


La gestion réussie d'un projet nécessite une planification minutieuse, une surveillance étroite du travail au fur et à mesure de son exécution, l'utilisation d'outils de gestion de projet et une gestion judicieuse du temps.

Tout d'abord, il est important d'élaborer un plan de projet. Définir les buts et les objectifs. Définissez clairement les tâches nécessaires à la réalisation du projet et indiquez clairement les responsabilités et les délais de chaque membre de l'équipe. À ce stade, essayez d'anticiper les obstacles potentiels à l'achèvement de votre projet à temps et réfléchissez à la manière dont vous les surmonterez. Créez un calendrier réaliste en décomposant les tâches en étapes et en créant des délais pour chacune. Et recherchez toujours des commentaires sur votre plan - il est essentiel d'obtenir l'adhésion avant de vous lancer dans un projet.

Une fois le projet en cours, votre travail consiste à communiquer en permanence avec les membres de l'équipe, à surveiller leur travail et leur progression pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour respecter le délai de chaque étape. Vous devrez probablement être rapide sur vos pieds pendant cette étape et pivoter chaque fois qu'un problème survient. Utilisez des logiciels comme Basecamp, Trello et Asana pour attribuer des tâches, rédiger des listes de tâches, partager des fichiers, planifier des dates importantes et discuter avec votre équipe.

C'est important car pour respecter les délais et gérer votre temps, vous devrez apprendre à déléguer. Si vous passez trop de temps à faire des tâches simples qui pourraient être effectuées par d'autres membres de votre équipe, vous vous perdrez dans les mauvaises herbes et perdrez de vue ce qui est vraiment important : la vue d'ensemble. Les bons chefs de projet savent comment tirer le meilleur parti de leurs équipes et ils font confiance à leurs collègues pour faire le travail.

Quelles sont les cinq étapes de la gestion de projet ?


1. Initiation

L'initiation est le point de départ de votre projet. C'est à ce moment que vous développez l'idée et que vous assemblez la charte du projet, un document qui définit de manière claire et concise ce que le projet va livrer et comment vous allez y arriver.

À la fin de cette phase, vous organisez généralement une réunion de lancement du projet où votre équipe et les parties prenantes et toute autre personne qui devrait être impliquée se réunissent pour définir les objectifs, les processus, le calendrier et la chaîne de communication.

2. Planification

La phase suivante est cruciale, car vous commencez à élaborer une feuille de route sur la façon dont vous allez faire fonctionner ce projet. La meilleure façon de le faire est de diviser le projet en plus petits morceaux. Créez une liste de tâches et travaillez avec chaque pièce et proposez une estimation réaliste du temps nécessaire à chacune.

Élaborez un plan de gestion des risques afin de savoir comment surveiller et répondre rapidement à tout problème, ainsi qu'un plan de communication afin de savoir quelles personnes doivent être tenues informées et de quelle quantité d'informations elles ont besoin.

Ce que vous tirez de ce processus est votre plan de projet, souvent visualisé sur un diagramme de Gantt, qui montre l'ordre des tâches et la manière dont elles s'interconnectent. Ce plan vous accompagnera tout au long du projet jusqu'à son achèvement.

3. Exécution

Maintenant, le travail proprement dit commence - un plan ne vaut pas grand-chose à moins que vous ne l'exécutiez correctement.

Pendant la phase d'exécution, les chefs de projet et les membres de l'équipe doivent gérer leurs tâches - les listes de tâches et les tableaux kanban sont deux moyens populaires d'y parvenir. La gestion du temps et des coûts seront également des domaines clés sur lesquels se concentrer pendant la phase d'exécution. Et la gestion de la qualité consiste à s'assurer que même si vous respectez les délais et les budgets, vous ne sacrifiez pas la qualité de vos livrables en cours de route.

D'autres domaines à prendre en compte au cours de cette phase sont la gestion du changement - en veillant essentiellement à contrôler tout changement de portée au fur et à mesure que vous exécutez votre projet - tandis que la gestion des achats signifie que vous guidez les relations avec tous les fournisseurs ou fournisseurs externes dont vous avez besoin pour les ressources. le projet.

4. Performances/Surveillance

Le suivi va de pair avec la phase d'exécution. Vous devez surveiller en permanence l'évolution de votre projet sous tous les angles et, au mieux de vos capacités, garder le contrôle de votre calendrier et de votre budget. Pour le dire plus simplement : vous comparez les performances réelles de votre projet aux performances prévues. Les contrôles de projet incluent la stratégie de projet, la méthodologie, la qualité et les ressources, entre autres.

Et les rapports affectent votre projet de deux manières : les chefs de projet peuvent suivre les progrès et les parties prenantes obtiennent des données qui les tiennent au courant. Il existe des rapports sur tout, de l'avancement des tâches à la variance et au coût, en passant par l'état du portefeuille, la charge de travail et l'allocation, les dépenses et les feuilles de temps. Tous les rapports peuvent être personnalisés pour obtenir uniquement les données souhaitées.

5. Clôture du projet

Une fois que vous êtes prêt à remettre tous les livrables à la bonne partie, vous êtes dans la phase de clôture. Une fois que vous avez obtenu l'approbation de vos parties prenantes et que la documentation a été examinée, vous devez avoir un processus en place pour libérer vos ressources - tous les travailleurs contractuels ou les ressources que vous avez louées, par exemple.

L'étape suivante consiste à créer votre post-mortem. C'est à ce moment-là que vous regardez en arrière le projet fini et que vous commencez à revoir ses bons et ses mauvais éléments.

Et n'oubliez pas de célébrer avec votre équipe !

Quels sont les composants de base de la gestion de projet ?

L'intégration

La gestion de l'intégration est un ensemble de processus nécessaires pour assurer la bonne coordination d'une variété d'éléments du projet. La gestion de l'intégration implique de faire des compromis entre des objectifs concurrents et des alternatives pour répondre ou dépasser les besoins et les attentes des parties prenantes.

Portée

Chaque location d'équipement, salaire ou salaire d'un employé, achat d'outils ou toute autre dépense doit être définie - fait-elle partie du projet ou non ? Définir les limites d'un projet est l'une des responsabilités les plus cruciales d'un chef de projet, car les problèmes de définition de la portée sont la principale cause de détresse du projet, de sorte qu'un énoncé de portée est essentiel.

Les énoncés de portée doivent être SMART : spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.

Temps

Les projets ne durent pas éternellement, votre emploi du temps est donc un autre élément important. La détermination des délais implique généralement des parties prenantes externes, il est donc important de communiquer les jalons et les délais de votre projet.

Microsoft Project est un outil populaire pour développer un calendrier graphique, et il existe également de nombreux produits logiciels de gestion de projet spécifiques à l'industrie tels que Primavera P6, utilisés dans la construction.

Coût

Étant donné que ces projets sont temporaires, un budget bien défini est crucial. De plus, c'est le travail d'un chef de projet de gérer activement ce budget - un bon chef de projet ne laisse jamais les coûts devenir incontrôlables.

Qualité

Quelles sont les normes de qualité pour votre projet ? Vous devriez avoir une liste détaillée. Chaque industrie a des critères de réussite de qualité standard qui peuvent être spécifiés facilement. Ces organisations sont des sources fantastiques pour assurer la qualité des projets.

En outre, la gestion de la qualité comporte plusieurs aspects. Vous devez déterminer des normes de qualité, créer une stratégie pour atteindre ou dépasser ces normes (assurance qualité) et, en fin de compte, mesurer la qualité (contrôle qualité).

Approvisionnement

Si vous avez besoin de produits ou de services externes, vous aurez besoin d'un plan d'approvisionnement dans le cadre de votre plan de projet. Cela indiquera comment vous vous procurerez les ressources extérieures dont vous avez besoin et comment la qualité de ces ressources sera contrôlée.

En règle générale, vous développez un document décrivant le travail que l'entrepreneur doit effectuer (ce document peut être appelé un énoncé des travaux, des termes de référence, une demande de proposition ou de nombreuses autres variantes différentes selon l'industrie et le travail effectué).

Vous n'obtiendrez peut-être pas le même niveau de qualité et d'attention aux détails lorsque vous traitez avec des fournisseurs externes, donc rester au courant de cela est une partie importante du travail d'un chef de projet.

Ressources humaines

Il y a très peu de choses qui sont plus importantes que votre équipe. Que vous rassembliez une équipe à partir d'une organisation plus grande ou que vous alliez à l'extérieur pour embaucher de nouveaux travailleurs, la constitution d'une équipe formidable est souvent l'une des parties les plus chronophages du travail d'un chef de projet. Non seulement cela, mais ils doivent être formés et leur productivité doit être gérée - une autre tâche qui incombe à un PM.

La partie ressources humaines de votre plan doit couvrir les besoins en ressources (quelles sont les personnes dont vous avez besoin et quelles sont leurs descriptions de poste), l'acquisition de l'équipe de projet (comment vous embaucherez cette équipe), la formation et le développement (comment vous les préparerez), et la gestion (comment vous assurerez-vous qu'ils fonctionnent de manière efficace et efficiente).

Gestion des risques

Un bon chef de projet n'est jamais surpris par quelque chose qui ne va pas - il est prêt et sait exactement comment réagir.

Un registre des risques est une liste des risques les plus importants et potentiellement les plus importants pour la réussite du projet. Évidemment, vous ne pouvez pas identifier tous les risques, mais vous pouvez mesurer l'importance d'un risque en tenant compte à la fois de sa probabilité et de son impact.

Ensuite, il ne s'agit pas seulement de signaler les risques, mais aussi de savoir comment vous pourriez y répondre. Un plan de réponse détaille comment vous répondriez à un risque potentiel et qui serait impliqué dans cette réponse.

Gestion des parties prenantes

Communiquer efficacement et stratégiquement avec les parties prenantes est quelque chose que les chefs de projet doivent absolument maîtriser. Vous devez savoir quand contacter une partie prenante au sujet d'un problème potentiel et quand ne pas le faire. Vous devez également être parfaitement conscient de leurs attentes et c'est votre travail de vous assurer que ces attentes correspondent aux livrables que vous allez pouvoir leur donner.

Peu importe le succès que vous pensez d'un projet si vos parties prenantes n'en sont pas satisfaites.

Qu'est-ce que le cycle de vie d'un projet ?


Un cycle de vie de projet est la séquence complète en quatre étapes des phases qu'un projet traverse, en commençant par l'initiation jusqu'à la clôture. Les détails de ce cycle sont basés sur les besoins de l'organisation impliquée dans le projet et le type de projet dont il s'agit. Bien que tous les projets aient un début et une fin définis, les livrables, objectifs et activités exacts peuvent être radicalement différents. Mais le cycle de vie fournit la base de base des actions qui doivent être effectuées dans le projet, quel que soit le travail spécifique impliqué.

Les quatre phases d'un cycle de vie standard sont : la phase d'initiation (début du projet) ; la phase de planification ; la phase d'exécution ; et la phase de résiliation (fermeture).

Le cycle de vie du projet fournit un cadre pour gérer tout type de projet. Les leaders de la gestion de projet ont mené des recherches pour déterminer le meilleur processus par lequel exécuter des projets ; le cycle de vie standard du projet est ce qu'ils ont trouvé.

Les cycles de vie des projets peuvent aller d'approches prédictives (axées sur un plan) à des approches adaptatives (axées sur le changement). Dans un cycle de vie prédictif, les détails sont clairement définis au début du projet et toute modification de la portée est traitée avec soin. Un cycle de vie adaptatif, quant à lui, voit les livrables développés sur plusieurs itérations, les détails sont définis au début du projet et toute modification de la portée est soigneusement traitée. Dans un cycle de vie adaptatif, le produit est développé sur plusieurs itérations et la portée détaillée n'est définie qu'au début de l'itération.

Pourquoi utilisons-nous la gestion de projet ?


Nous utilisons la gestion de projet pour nous assurer que les projets sont terminés avec le budget, le calendrier et le niveau de qualité appropriés.

Selon le Project Management Institute (PMI), les organisations qui ne valorisent pas correctement la gestion de projet signalent en moyenne que 50 % de plus de leurs projets échouent carrément. Parce que les projets sont généralement compliqués et impliquent un grand nombre de parties prenantes, il est crucial d'avoir un chef de projet pour diriger l'initiative, suivre les progrès et garder une équipe de personnes concentrées sur les bons objectifs et les bonnes tâches.

Un bon chef de projet comprend la situation dans son ensemble et fixe des objectifs, des budgets et des délais réalistes et réalisables. Sans une gestion rigoureuse, un projet peut rapidement déraper avant même d'avoir commencé.

Les projets échouent faute d'objectifs clairs. Les chefs de projet aident les organisations à affiner leurs priorités et à rester concentrées sur ces objectifs tout au long de la vie d'un projet.

De plus, sans chef de projet pour superviser les plans de projet et la répartition des tâches, de nombreuses équipes négligent les facteurs de risque potentiels lorsqu'ils surgissent. C'est une autre raison pour laquelle ces projets échouent.

De plus, non seulement un chef de projet garde un œil attentif sur les coûts, mais un chef de projet fait économiser de l'argent aux organisations en améliorant l'efficacité et en optimisant les ressources.

Quels sont les différents types de gestion de projet ?


Les trois types de gestion de projet sont la gestion de projet en cascade, la gestion de projet agile et la gestion de projet lean.

1. Gestion de projet cascade

Cette approche traditionnelle divise votre charge de travail en une série de tâches connexes que vous devez effectuer dans un ordre strict. De même, une phase ne commencera pas avant que vous ayez terminé la précédente. C'est une approche basée sur une planification approfondie, où vous avez une idée très claire au départ des délais et des budgets. Cela nécessite d'investir plus de temps dans les premières étapes du projet, et l'avantage de cette clarté est qu'elle permet d'éviter les risques et les malentendus. Le mauvais côté? Il n'a pas encore été adapté pour répondre aux besoins du développement de logiciels modernes. C’est plus utile pour les entreprises fabriquant des produits physiques.

2. Gestion de projet agile

Agile est une série de principes et de principes les mieux adaptés aux projets qui font face à divers changements au cours de leur avancement. C'est un état d'esprit basé sur des cycles de livraison courts (appelés sprints) et sur des cultures de travail qui ont la capacité et la capacité d'être rapides sur leurs pieds (d'où le nom Agile). Si pour une raison quelconque une organisation ou une équipe n'est pas en mesure de pivoter rapidement au cours d'un projet, le processus Agile ne serait probablement pas le processus optimal.

3. Gestion de projet allégée

Lean prend en charge la création de produits de haute qualité avec moins de personnes et de ressources en moins de temps. Pour éliminer le gaspillage, Lean se concentre sur la valeur client, la suppression des goulots d'étranglement et l'amélioration répétée des processus. Si vous avez une petite équipe qui espère obtenir des résultats exceptionnels en peu de temps sans un budget énorme, cette méthode peut vous aider. Lean aide également les entreprises à s'adapter rapidement aux changements constants des désirs et des comportements des consommateurs.

Qu'est-ce que la gestion de projet agile ?


Agile est une philosophie et une pratique de gestion de projet qui décrit un processus dans lequel un projet fait face à un certain nombre de changements au cours de son cycle de vie et l'équipe travaillant sur ce projet répond de manière agile et adaptative.

Utilisant des cycles de livraison courts (appelés sprints), le processus Agile est idéal pour les cultures de travail qui sont, oui, agiles. Au fur et à mesure que les risques et les opportunités se matérialisent au cours d'un projet, Agile prépare les équipes à être prêtes à changer rapidement de direction si nécessaire.

Agile se concentre sur la communication d'équipe, car des commentaires réguliers peuvent remodeler le cours d'un projet. Les parties prenantes examinent chaque étape et recommandent des modifications en conséquence. Ce système permet à toute l'équipe de partager la responsabilité d'un projet en s'appropriant des tâches individuelles ou collaboratives spécifiques. Avec toute cette flexibilité, il n'y a pas de chemin prédéfini clairement tracé et cela signifie que le chef de projet abandonne un peu le contrôle. Bien que les objectifs soient nommés dès le début, les livrables et les résultats peuvent changer.

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