Les meilleures options de comptabilité cloud pour votre startup

Le secteur de la comptabilité évolue enfin avec son temps, et heureusement pour vous tous, il apporte également des changements intéressants.

Les logiciels de comptabilité cloud sont sans aucun doute en plein essor. Le système de comptabilité cloud populaire Xero prétend ajouter jusqu'à 300 nouveaux utilisateurs chaque jour, tandis que les systèmes de bureau traditionnels tels que Quickbooks ont lancé leur propre version basée sur le cloud pour essayer de suivre le rythme.



Cependant, à mesure que la popularité de ces systèmes basés sur le Web augmente, le nombre d'options disponibles augmente également. Il y a tellement de nouveaux systèmes en ce moment, qu'il est presque trop difficile de suivre.



Mais ne craignez rien pour les autres propriétaires de micro-entreprises, car Xen Accounting est là pour vous aider à vous orienter dans la bonne direction. Cet article décrit quelques-uns des systèmes les plus populaires pour les Canadiens sur le marché aujourd'hui.

Vous tous, dans le monde de la technologie, connaissez déjà les avantages du cloud. Mais ce que vous ne savez probablement pas, c'est que ces systèmes basés sur le cloud vous feront gagner du temps en ce qui concerne votre comptabilité et c'est vraiment l'un des principaux avantages. Ils sont plus intelligents, plus simples et plus innovants que vos systèmes de comptabilité de bureau traditionnels.



Avant d'aller plus loin, il est important de noter que peu importe le début de votre démarrage, vous devez absolument mettre en place un système comptable. J'ai rencontré des startups qui fonctionnaient depuis des années sans aucun système en place, alors que certaines le faisaient entièrement sur Excel. Inutile de dire que leur comptabilité est un gâchis.

Sans un système approprié en place, il est presque impossible d'obtenir une image précise des performances de votre startup. Sans une image précise des chiffres de votre entreprise, il est difficile de savoir où et quand pivoter (si nécessaire), quels ajustements doivent être apportés aux dépassements, comment suivre vos créances ou vos dettes et, dans l'ensemble, vous êtes naviguer littéralement à l'aveugle dans votre entreprise.

Et sans plus tarder, voici quelques-uns de nos systèmes de comptabilité cloud recommandés pour les startups technologiques au Canada.



XÉRO

Leur slogan est beau logiciel de comptabilité et pour la plupart c'est vrai. Xero est un produit très recherché en ce moment et avec un financement nouvellement levé en octobre de 150 millions de dollars pour cibler le marché nord-américain, si j'étais Quickbooks, je commencerais à être un peu nerveux. Xero fait vraiment sensation.

Conçu pour les petites entreprises, Xero vous offre les fonctionnalités dont vous avez absolument besoin dans un logiciel de comptabilité cloud. Il se connecte à votre banque et récupère vos transactions quotidiennement pour aider à réduire la saisie manuelle des données. Il fait de la facturation. Il existe de nombreuses options de rapport. Il fait à peu près tout ce dont vous avez besoin d'un système de comptabilité.



Xero garde les choses simples. Vous n'obtenez peut-être pas toutes les fonctionnalités sous le soleil, mais vous obtenez les fonctionnalités dont vous avez besoin. Et la meilleure partie ? Ils ont une API conviviale pour les développeurs qui permet aux développeurs tiers d'intégrer leurs applications dans Xero. Donc, si vous vouliez un système de facturation plus robuste avec suivi du temps, vous pouvez l'intégrer à Xero. Si vous vouliez un CRM, vous pouvez l'intégrer à Xero. Faire sa propre paie ? Oui, il existe des intégrations pour cela aussi. Il existe des centaines d'applications différentes que vous pouvez intégrer à Xero pour éviter de saisir manuellement des informations dans 2 systèmes différents. Si vous êtes développeur et qu'aucune des applications disponibles ne correspond à vos besoins, vous pouvez littéralement développer la vôtre !

L'une des meilleures fonctionnalités de Xero est probablement la façon dont il gère le rapprochement bancaire. Le rapprochement bancaire est un moyen de comparer ce que vous avez saisi dans Xero par rapport à ce qui apparaît sur votre relevé bancaire afin de détecter d'éventuelles erreurs. Les capacités de rapprochement bancaire de Xero sont tout simplement intelligentes. Xero associera automatiquement les transactions téléchargées depuis votre banque aux transactions que vous avez créées dans Xero pour faciliter le processus de rapprochement.

Il apprend aussi en déplacement. Donc, si, par exemple, sur une base mensuelle, vous avez exactement les mêmes frais bancaires de 54,50 $, Xero apprendra ce que vous avez fait le mois précédent et affectera automatiquement cette transaction aux frais bancaires à l'avenir. Vous pouvez également créer des règles bancaires selon lesquelles vous indiquez à Xero que chaque fois que vous voyez un fournisseur ou un montant en dollars spécifique apparaître sur le relevé bancaire, pour attribuer automatiquement cette transaction à un compte particulier. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Une autre fonctionnalité intéressante est que vous pouvez intégrer votre compte Paypal ou Stripe dans Xero afin que lorsque vous créez et envoyez des factures par e-mail, vos clients disposent d'un lien pour payer immédiatement. Qui n'aime pas être payé plus rapidement ?

Vous avez un iPhone ou un Android ? Téléchargez l'application pour smartphone Xero. Vous pouvez facturer et rapprocher vos comptes en déplacement.

Xero, bien que basé en Nouvelle-Zélande, fonctionne assez bien pour pratiquement tous les pays du monde. J'aimerais qu'ils puissent gérer un peu mieux les déclarations fiscales (un petit problème de ma part), mais il y a des rumeurs selon lesquelles Xero lancera une version canadienne dans un avenir proche pour mieux s'adapter à notre système fiscal.

Personnellement, j'aime Xero parce que la collaboration comptable-client a été portée à un tout autre niveau. Si les clients ont des questions sur certaines de leurs transactions, ils peuvent prendre des notes et je verrai ces notes lorsque je me connecterai à Xero.

Dans l'ensemble, Xero est une option de comptabilité cloud extrêmement solide pour pratiquement toutes les petites entreprises ou startups technologiques. C'est une option particulièrement intéressante si vous êtes un vrai technicien et que vous souhaitez y intégrer un tas d'applications différentes en fonction de vos besoins.

KASHOO

Kashoo, basé à Vancouver, est le premier système de comptabilité cloud que j'ai jamais utilisé. S'il y a un mot qui pourrait être utilisé pour décrire Kashoo, ce serait simple.

Kashoo est idéal pour ceux qui n'ont pas besoin des nombreuses fonctionnalités de création de rapports ou des centaines d'intégrations d'applications dans Xero. Je dirais aussi que la courbe d'apprentissage est légèrement inférieure sur Kashoo car il y a moins de cloches et de sifflets. Vous pouvez facilement saisir tous vos revenus et dépenses directement via le tableau de bord Kashoo sans avoir à cliquer ailleurs, ce qui peut être un véritable gain de temps pour certains d'entre vous.

La principale raison d'utiliser Kashoo plutôt que tout autre système de comptabilité cloud est probablement leur application iPad. Depuis un certain temps déjà, elle se classe régulièrement parmi les meilleures applications de comptabilité de l'App Store d'Apple. Leur objectif est vraiment l'entrepreneur mobile qui a son iPad avec lui à tout moment.

Kashoo peut également se connecter à votre banque pour extraire également vos transactions et ils utilisent un très bon outil de rapprochement bancaire pour démarrer. Je ne dirais pas que c'est aussi sophistiqué que Xero, mais après Xero, c'est mieux que tout autre que j'ai jamais utilisé.

Kashoo s'intègre au géant de la facturation Freshbooks (courte critique plus loin dans le blog) ainsi qu'à 2 sociétés canadiennes de paie, ce qui est très utile pour la majorité des petites entreprises.

La bonne chose à propos de Kashoo étant Canadien, c'est qu'ils comprennent notre système fiscal. Cela se voit vraiment dans le logiciel.

Si vous êtes en déplacement et que vous aimez votre iPad, Kashoo est peut-être fait pour vous.

VAGUE

Wave, de Toronto, est un système de comptabilité en nuage entièrement gratuit ; oui, je l'ai dit, gratuit! Lorsque je participe à des réunions techniques et que j'explique mon entreprise, une question populaire que j'ai tendance à me poser est : Alors, êtes-vous comme Wave ? Cela montre à quel point Wave est vraiment populaire.

Wave se connectera à votre banque comme les autres mentionnés ci-dessus afin que vous puissiez catégoriser vos transactions. C'est un système assez simple à utiliser. La courbe d'apprentissage est assez faible.

Vous avez une tonne de reçus que vous gardez dans votre boîte à chaussures pour les saisir tous à la fin de l'année ? Ne vous inquiétez pas. Téléchargez Receipts by Wave sur votre smartphone. Vous pouvez prendre des photos de vos reçus et les télécharger dans l'onglet des reçus de Wave. Wave tentera de les catégoriser par lui-même et d'extraire les données clés nécessaires. Vous pouvez écraser les données que Wave a extraites du reçu ou choisir de les accepter. C'est aussi simple que cela d'obtenir vos reçus dans Wave. Fini les boîtes à chaussures de reçus ou les feuilles de calcul désordonnées.

Comme Xero, vous pouvez intégrer Paypal ou Stripe dans leur fonction de facturation afin d'être payé plus rapidement. Sucré!

Wave propose continuellement de nouvelles fonctionnalités innovantes. Soyez à l'affût de certaines des modifications qu'ils apporteront à leur logiciel dans un proche avenir.

Wave propose également des services payants premium que vous pouvez ajouter à votre compte, tels que la paie. Le fait qu'ils aient développé eux-mêmes un module de paie signifie qu'il s'intégrera de manière transparente. Malheureusement pour ceux de La Belle Province de Québec, le module complémentaire de paie de Wave n'est pas pris en charge.

Pour le moment, Wave n'offre pas de fonctionnalité de rapprochement bancaire, ce qui peut ou non être un problème pour certains d'entre vous. Pour autant que je sache, c'est la fonctionnalité numéro un demandée avec Wave pour le moment et je sais qu'ils travaillent dur pour sortir cette fonctionnalité bientôt.

Beaucoup de startups que je rencontre utilisent Wave et elles en sont plutôt satisfaites. Si vous avez besoin d'un système de comptabilité (toutes les entreprises en ont !), c'est relativement simple, avec une bonne liste de fonctionnalités et que vous cherchez à réduire certains coûts, consultez Wave.

LIVRES FRAIS

Le dernier sur la liste est Freshbooks, une autre entreprise canadienne de Toronto. Canada, représentez-vous! J'ai eu la chance de rencontrer le groupe lors de la conférence Socialight à Toronto fin novembre et c'est vraiment une super équipe.

Il y a un débat pour savoir si Freshbooks est un système comptable ou non. Eh bien, la définition de la comptabilité peut être assez large. Certains ne seraient pas d'accord, mais j'appellerais Freshbooks un logiciel de facturation par-dessus tout, selon la façon dont vous définissez la comptabilité bien sûr.

Si vous êtes un consultant, un indépendant ou une petite entreprise de services et que vous facturez vos clients en fonction du temps, alors Freshbooks est probablement fait pour vous. Aucune des autres options ci-dessus ne vous offre une solution de facturation aussi robuste que Freshbooks. Il est extrêmement simple à utiliser et vous pouvez créer des factures en un clin d'œil avec peu ou pas de formation. Le véritable objectif de Freshbooks est de rendre le système aussi simple que possible.

L'une de leurs principales caractéristiques de vente est qu'il dispose d'une excellente fonction de suivi du temps. Il existe différentes façons d'enregistrer le temps. Vous pouvez démarrer un compteur ou vous pouvez enregistrer les heures manuellement selon le jour, la semaine ou le mois.

Freshbooks prend également en charge la facturation par projet. Ainsi, si vous avez un grand projet, vous pouvez affecter plusieurs employés ou sous-traitants au projet, suivre leurs heures et leurs tarifs, suivre les coûts associés au projet, puis envoyer des factures en fonction de cela.

Beaucoup aiment la fonction de citation de Freshbooks, qui est meilleure que n'importe lequel des systèmes mentionnés ci-dessus.

Comme les autres ci-dessus, Freshbooks se connecte à votre banque pour télécharger vos transactions. Vous pouvez catégoriser toutes vos dépenses à partir de cela.

Ils ont également une belle application pour smartphone pour la facturation en déplacement. Connectez votre compte Paypal à Freshbooks et vous pourrez littéralement envoyer des factures depuis votre smartphone et être payé.

Vous vous demandez peut-être pourquoi j'appelle Freshbooks un logiciel de facturation et non un système de comptabilité complet. Le fait qu'un système puisse suivre vos revenus et vos dépenses ne signifie pas qu'il s'agit d'un logiciel de comptabilité. Votre compte de résultat n'est qu'une partie de vos états financiers. Freshbooks ne suit pas les actifs (comme les ordinateurs, les meubles, etc.), les passifs (comme les prêts) ou les capitaux propres (c'est-à-dire les bénéfices accumulés pour fonder les décisions de dividende). Ce sont des choses importantes à suivre pour toute entreprise.

Freshbooks est incroyable pour ce qu'il fait. Si vous avez besoin d'un système de facturation simple mais robuste, consultez Freshbooks et envisagez de l'intégrer à Xero ou Kashoo afin d'obtenir une expérience complète.

QU'EN EST-IL DU RESTE?

Bien sûr, il existe plus de quatre systèmes de comptabilité cloud, mais je trouve que ceux-ci sont les meilleurs pour ceux qui travaillent dans l'espace technologique. Quickbooks Online et Sage One (anciennement Simple Comptable) ont également des systèmes basés sur le cloud qui pourraient valoir la peine d'être vérifiés, mais je ne les trouve tout simplement pas aussi intuitifs et j'ai l'impression qu'ils rattrapent leur retard. Les systèmes ci-dessus ont été conçus pour le cloud à partir de zéro et ils remplissent extrêmement bien leur fonction.

LA LIGNE INFÉRIEURE

Chaque entreprise est unique et, à ce titre, chaque entreprise doit évaluer ses besoins et ce qui est le plus important pour elle. Ce qui précède est un bref guide de ce que ces systèmes peuvent faire et comment ils peuvent bénéficier à votre petite entreprise. Quel que soit le système que vous choisissez, votre startup technologique bénéficiera certainement d'une solution basée sur le cloud plutôt que d'une solution traditionnelle basée sur un ordinateur de bureau, alors soyez avec le temps et entrez dans le cloud.

Cet article invité a été écrit par Ryan Lazanis de Xen Comptabilité .

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