Guide du meilleur logiciel de comptabilité pour les entreprises SaaS

Sans les systèmes et la pile technologique appropriés en place, la comptabilité de votre entreprise SaaS peut être un cauchemar. Cela peut être exceptionnellement administratif et manuel, ce qui peut non seulement entraîner une perte de temps importante pour les fondateurs et les membres de leur équipe au sein de l'entreprise, mais également entraîner l'impossibilité d'obtenir des données financières opportunes sur lesquelles fonder des décisions stratégiques.

Il y a quelques jours à peine, un article était posté sur Techvibes disant que la plupart des entreprises utilisent encore des feuilles de calcul comme principale source d'analyse et de création de rapports . D'après mon expérience de première main avec la plupart des petites entreprises, cela n'est que trop vrai et il n'est pas rare que nous rencontrions des startups technologiques financées et des sociétés SaaS gérant une année de données financières dans une feuille de calcul bâclée.

La solution?



Mise en œuvre des systèmes, des processus et de la pile technologique appropriés le plus tôt possible. Avec le bon logiciel de comptabilité pour les entreprises SaaS, vous pouvez obtenir un flux de données transparent entre tous les processus financiers de votre entreprise qui entreraient finalement dans votre système de comptabilité cloud, idéalement automatiquement.

Pourquoi de bons systèmes et processus comptables sont-ils importants pour les entreprises SaaS ?

La difficulté avec les entreprises SaaS est qu'elles sont généralement des entreprises à volume de transactions élevé, en particulier du côté des revenus. Il n'est pas rare d'avoir des milliers de transactions par mois en raison du modèle de revenus récurrents.

Lorsque vous avez un ancien logiciel de comptabilité archaïque (ou pire encore, des feuilles de calcul), gérant cette charge de transactions élevée, cela signifie qu'il est très manuel de concilier et de catégoriser vos données financières de manière continue. Vous devrez saisir chacune de ces transactions 1 par 1 dans votre système comptable ou votre feuille de calcul afin de gérer correctement la comptabilité. Certaines entreprises SaaS que nous rencontrons ont même 1 employé à temps plein dans l'entreprise juste pour gérer la saisie des données.

L'utilisation de cette approche se traduit généralement par une perte de temps et de ressources pour l'entreprise et ne pas obtenir les données dont elle a besoin quand elle en a besoin.

Avec le bon logiciel de comptabilité pour les entreprises SaaS, une grande partie de ce processus manuel de saisie et de catégorisation des données peut être considérablement allégé.

Le meilleur logiciel de comptabilité pour les entreprises SaaS

La clé d'une comptabilité facile pour votre entreprise SaaS est de sélectionner le bon logiciel de comptabilité pour commencer. Il n'y a pas d'autre option ici, vous devez passer au cloud pour tirer le meilleur parti de l'automatisation. J'ai écrit sur le système à choisir ici sur Techvibes ainsi qu'avec un article mis à jour ici , mais pour les entreprises SaaS, nous avons tendance à avoir une préférence pour Xero, avec Quickbooks Online en deuxième position.

Les raisons de notre préférence pour Xero sont décrites dans l'article lié ci-dessus, mais la plupart du temps, elles sont toujours vraies ; le marché des applications et les intégrations tierces sont toujours supérieurs du côté de Xero, ce qui est important car c'est ainsi que les choses sont rationalisées et automatisées lors de la construction d'un flux de travail comptable aussi efficace que possible.

L'une des raisons de considérer Quickbooks Online contre Xero est que Xero déclare que les entreprises qui ont plus de 1000 transactions par mois transitant par leurs comptes verront une diminution des performances en ce qui concerne leur application. Quickbooks Online par contre, d'après mes conversations avec Intuit, semble ne pas être limité à cette même contrainte et que la limite peut effectivement être supérieure à 1000 transactions par mois.

À un niveau plus basique, tout logiciel de comptabilité cloud pour votre entreprise SaaS aura des années bissextiles par rapport à un tableur ou à un système de comptabilité de bureau, car ils ont tous à peu près tous des flux bancaires automatiques en tant que fonctionnalité, où les comptes bancaires, de carte de crédit et Paypal peuvent être connectés. à l'application pour extraire automatiquement les transactions. Étant donné que les entreprises SaaS ont un volume de transactions plus élevé, cette fonctionnalité à elle seule est absolument essentielle pour obtenir tout type de contrôle sur la comptabilité afin de réduire les tâches manuelles et fastidieuses de saisie de données.

En fin de compte, la possibilité d'automatiser votre comptabilité découle de la mise en place d'un système de comptabilité cloud pouvant s'intégrer à diverses applications tierces.

Les meilleures applications de facturation et de facturation pour votre entreprise SaaS

Pour gérer l'aspect des revenus, il existe quelques applications très populaires pour les entreprises qui s'engagent dans la facturation récurrente et par abonnement. En fonction de ce qui est sélectionné, il existe différentes manières de catégoriser et d'enregistrer ces transactions dans votre système comptable, dont nous n'entrerons pas dans les détails ici.

Bande

Stripe est un processeur de paiement qui permet aux entreprises de traiter les paiements par carte de crédit. Comme il dispose d'une API conviviale pour les développeurs, il vous permettra de vous connecter à votre site Web afin que la facturation récurrente puisse être configurée dès qu'un client remplit les informations requises dans votre formulaire.

Nous avons également des clients qui ont intégré Stripe directement dans Xero via une intégration personnalisée et ont créé un compte bancaire fictif, de sorte qu'au fur et à mesure qu'un paiement Stripe est traité, il sera transféré sur le compte fictif Stripe dans Xero en tant que transaction avec les frais de transaction Stripe. étant séparés. Cela fonctionne bien car Stripe dépose de l'argent dans votre banque 7 jours plus tard sous forme de dépôt net forfaitaire (c'est-à-dire le montant de la transaction d'origine moins les frais Stripe déduits). En utilisant un compte Stripe factice dans Xero, les règles bancaires peuvent être configurées dans Xero afin que tous les frais Stripe soient automatiquement codés sur un compte de frais Stripe et que les transactions Stripe individuelles puissent être identifiées et catégorisées de manière appropriée, ce qui est plus facile que d'essayer de déterminer ce qui est dans le dépôt net.

Charger

Chargify est une application qui permet de gérer l'abonnement et la facturation récurrente. Chargify n'est pas là pour remplacer quelque chose comme Stripe, mais pour ajouter une couche supplémentaire par-dessus. Chargify serait connecté à votre site Web, puis dicterait au processeur de paiement de votre choix (vous pouvez choisir entre une variété de processeurs de paiement et comparer les tarifs), quel client doit être facturé et quand.

Certains avantages de Chargify incluent la possibilité d'envoyer automatiquement des factures de vente aux clients (ce qui est important à des fins de conformité et d'audit), des reçus de paiement, de bonnes intégrations avec Xero, entre autres.

L'intégration avec Xero est particulièrement intéressante car vous pouvez choisir de faire passer chaque transaction de vente à Xero sous forme de facture de vente payée. Il y a des avantages et des inconvénients à cette approche, mais l'un des principaux avantages est que nous pouvons être beaucoup plus précis lorsqu'il s'agit d'enregistrer et de déclarer les taxes de vente au Canada, ce qui est une douleur majeure pour la plupart des entreprises SaaS.

Une considération importante à garder à l'esprit est qu'au Canada, nous devons suivre la taxe de vente par juridiction provinciale à laquelle nous vendons, puis la remettre à l'autorité fiscale appropriée. Étant donné que les entreprises SaaS sont généralement mondiales et ont un volume de transactions élevé, il a généralement été difficile de séparer la taxe de vente correcte qui doit être remise. L'intégration de Chargify peut aider et transmettre automatiquement les bons numéros de taxe de vente à Xero.

Les meilleures applications de gestion des reçus et des dépenses pour votre entreprise SaaS

Les entreprises SaaS ont également généralement beaucoup de dépenses SaaS. Au lieu de collecter vos factures et reçus de dépenses et de les transmettre à votre comptable, une meilleure façon de rationaliser et d'automatiser l'entrée de vos dépenses dans votre système comptable consiste à utiliser une combinaison de Hubdoc + Receipt Bank + Xero.

Utilisez Hubdoc (vous trouverez des informations sur Hubdoc ici ) pour récupérer et organiser automatiquement vos factures en ligne et vos dépenses SaaS sans que vous ayez à lever le petit doigt. Une fois récupérés, demandez à Hubdoc de transférer automatiquement ces reçus/factures vers Receipt Bank, où Receipt Bank peut utiliser la technologie OCR pour analyser automatiquement les données du reçu (plus d'informations sur les applications pour remplacer votre boîte à chaussures de reçus peuvent être trouvées ici ). Une fois les données extraites, transférez ces dépenses directement dans le système de comptabilité cloud de votre choix (Xero ou Quickbooks Online).

Il existe une certaine redondance entre Hubdoc et Receipt Bank (et certains choisissent simplement d'utiliser l'une ou l'autre), mais nous avons tendance à utiliser les meilleures fonctionnalités des deux applications et à les combiner plutôt que de nous en tenir à l'une d'entre elles.

Cette combinaison d'applications est un excellent moyen d'organiser vos dépenses et de les saisir facilement dans votre système comptable sans aucune saisie manuelle de données.

Les meilleures applications d'analyse pour vos entreprises SaaS

Passez-vous du temps à calculer votre MRR, la valeur vie client et le taux de désabonnement ? Si vous le faites, alors vous faites tout faux !

Des applications comme Chart Mogul peuvent se connecter à Stripe, Chargify et à une variété d'autres plateformes de facturation et de paiement pour calculer automatiquement les métriques SaaS qui vous intéressent le plus.

En plus de votre produit SaaS, si vous avez un logiciel sur site pour lequel vous facturez des frais de licence annuels, ces frais annuels devront être ventilés manuellement pour vous fournir les métriques dont vous avez malheureusement besoin.

Les systèmes et les processus sont essentiels

Si vous voulez éliminer le cauchemar administratif de votre comptabilité et commencer à obtenir des données précises et en temps opportun, tout dépend de la mise en place du bon logiciel de comptabilité pour les entreprises SaaS, bien que le choix des bonnes applications ne représente que 50 % de l'équation pour atteindre comptabilité sans stress. L'architecture système appropriée doit être assemblée, les processus doivent être définis afin que chacun sache comment les données circuleront entre toutes les applications et la bonne équipe doit être en place pour maintenir l'intégrité des données sur une base continue.

Espérons que ce guide servira de point de départ pour les entreprises SaaS qui s'arrachent actuellement les cheveux en raison de leur comptabilité.

Cet article invité a été écrit par Ryan Lazanis de Xen Comptabilité .

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