E-mail 2.0 : nous avons besoin de plus

Tod MaffinAlors que tout le monde est distrait par les divers objets technologiques brillants (Twitter, Facebook, etc.), nous avons négligé notre ami fidèle - bien qu'un peu rouillé - : le simple courrier électronique.

Le courrier électronique, tel que nous le connaissons aujourd'hui, a été développé au début des années 1980, un dérivé du code d'ARPANET créé dix ans auparavant. Il a traversé une poignée d'itérations et aujourd'hui, la majeure partie d'Internet repose sur un petit interprète solide appelé sendmail. Sendmail est, étonnamment, un programme assez simple et petit. Il se trouve dans des millions de serveurs Unix à travers le monde pour transporter les messages électroniques dans les deux sens.

Sendmail est un excellent programme. Mais c'est vieux. C'est toujours le même programme qu'il a commencé. Ce n'est pas bon.



Pendant ce temps, les systèmes de messagerie commerciaux, comme Exchange de Microsoft ou Groupwise de Novell, ont comblé le manque de fonctionnalités et ajouté de nouvelles fonctions qui rendent les communications électroniques beaucoup plus efficaces. Et pourtant, nous peinons toujours avec le vieux sendmail fatigué. Le courrier électronique devrait faire plus qu'il ne le fait. Et il n'y a aucune raison pour que nous ne puissions pas commencer maintenant.

Rétractation des e-mails

Tous ceux qui lisent cet article ont vécu cette expérience : vous composez un e-mail, peut-être un peu fougueux, et appuyez sur le bouton Envoyer. Ça lui apprendra, pensez-vous. Une heure passe. Vous réalisez que vous n'auriez peut-être pas dû traiter votre patron de connard à tête de cochon après tout. Heureusement pour vous, il n'est pas de retour au bureau avant demain. Si votre message était envoyé sous forme de post-it, vous pourriez entrer dans son bureau et le jeter. Ce n'est pas le cas avec le courrier électronique. À moins d'entrer par effraction dans son bureau, vous feriez mieux d'utiliser votre temps pour réfléchir à des stratégies rampantes.

Les systèmes de messagerie commerciaux comme Exchange sont capables de retirer des e-mails depuis des années. Vous venez de retrouver votre e-mail Cher douchebag dans vos éléments envoyés, et cliquez sur le bouton Rétracter l'e-mail. Fait. Gmail a une approche légèrement différente - vous pouvez envoyer l'e-mail depuis votre ordinateur, mais Gmail le conservera jusqu'à 10 secondes avant de l'envoyer (vous devez activer cette option dans Paramètres / Labs).

Mais la grande majorité des utilisateurs de messagerie devraient disposer de ce type de fonctionnalité.

Assez avec les citations sans fin

Un e-mail actuellement dans ma boîte de réception contient deux phrases. Et dix écrans pleins de la conversation passée. Gmail peut masquer cette conversation, mais elle est toujours envoyée via des serveurs dans le monde entier. Je parierais que 85% du trafic de courrier électronique sur Internet est en fait cette conversation de retour. C'était peut-être une fonctionnalité intéressante au début des années 80, lorsque les clients de messagerie n'existaient pas vraiment tels que nous les connaissons maintenant, mais c'est tout simplement idiot de nos jours. Nous avons déjà la conversation arrière parce que nous y avons été. Nous avons besoin d'un bouton Afficher l'historique de cette conversation qui construit le flux de conversation à partir de nos enregistrements.

Pièces jointes

Le courrier électronique 2.0 ne devrait permettre à personne d'envoyer des pièces jointes. Vous avez bien lu. Les e-mails sont une mauvaise méthode de distribution pour envoyer de gros fichiers binaires.

Quiconque a utilisé un service de téléchargement en ligne, comme drop.io, peut voir où cela doit aller. Plutôt que de joindre un fichier vidéo (ou autre) à un e-mail, où ce fichier voyage littéralement avec l'e-mail en route vers son destinataire, le bouton Pièce jointe devrait plutôt placer ce fichier sur l'un de ces systèmes.

Cela a un certain nombre d'avantages. Étant donné que les pièces jointes vivront ailleurs, ces services d'hébergement de pièces jointes peuvent ajouter plus de valeur. Les conversions de fichiers peuvent se produire à la volée. Envoyez un fichier Word DOC et je peux le télécharger en tant que document Apple Pages, PDF, lecteur d'ebook ou tout ce que je veux. Non plus je ne peux pas ouvrir ce fichier! Pouvez-vous l'exporter comme un bla bla et le renvoyer ?

Nous aurions également plus de contrôle sur la sécurité de la pièce jointe. Les pièces jointes peuvent s'autodétruire après avoir été téléchargées. Ou vous pouvez les configurer pour qu'ils ne soient téléchargés qu'à partir d'une certaine plage d'adresses IP (au sein de votre entreprise, par exemple). De cette façon, même si quelqu'un vole votre ordinateur portable et entre dans votre courrier électronique, il ne pourra pas accéder aux fichiers critiques qui vous ont été envoyés.

E-mails orientés vers l'action

C'est un flux de travail courant pour moi :

  1. Envoyer un e-mail important pour lequel j'ai besoin d'une réponse.
  2. Oubliez-le rapidement.

Le courrier électronique doit fournir un service de rappel qui est éventuellement lié à une date spécifique. Si j'envoie un e-mail à mon agent et que j'ai besoin d'avoir de ses nouvelles d'ici vendredi, la seule façon dont je peux être assuré que je garderai cet e-mail actif est de mettre une note dans RememberTheMilk.com ou de m'écrire un rappel.

Cela devrait être intégré directement dans le courrier électronique. Lorsque vous envoyez un e-mail, vous devriez pouvoir définir une date à laquelle vous souhaitez que l'e-mail revienne à partir de vos éléments envoyés si vous n'avez pas eu de réponse de la personne à l'autre bout. Lorsque vous avez des nouvelles de leur part, un simple Fermer ce fil OU Définir une nouvelle invite de date de bulle me rendrait beaucoup plus efficace.

Gootodo.com prétend offrir ce type de fonctionnalité - cci 4D@gootodo.com demandera au service de vous renvoyer l'e-mail quatre jours (4D) plus tard. C'est rudimentaire et, euh, ça ne semble pas fonctionner. Du moins quand j'ai essayé.

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À propos de l'auteur : Tod Maffin est un stratège principal des médias sociaux et un leader d'opinion dans les domaines du retour sur investissement des médias sociaux et du recrutement, de la direction et de l'enseignement, génération Y/Millennials. Ses présentations riches en informations, amusantes et rapides le maintiennent en forte demande lors de plus de 40 conférences majeures à travers le monde chaque année. Plus à http://todmaffin.com | Twitter | Facebook

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